5 erros mais comuns na preparação do Pró-Ética

Participar do Pró-Ética exige mais do que preencher formulários e reunir políticas internas. A avaliação busca verificar se o programa de integridade está estruturado, é aplicado de forma consistente e pode ser comprovado por evidências produzidas ao longo do tempo.

Por isso, parte relevante da preparação acontece antes mesmo da abertura das inscrições. Quando a empresa deixa para compreender os critérios apenas no momento da candidatura, aumenta o risco de identificar lacunas que já não podem ser corrigidas dentro do período avaliado.

A seguir, apresentamos cinco erros que costumam comprometer a preparação para o Pró-Ética.

A abertura de uma nova edição não deve ser o ponto de partida da preparação. O Pró-Ética considera documentos e registros produzidos em um período determinado, o que significa que diversas evidências precisam existir antes da inscrição.

Treinamentos, comunicações, análises de riscos, diligências, reuniões, monitoramentos e outras atividades não podem ser reconstruídos retroativamente apenas para atender ao formulário. Quando a empresa começa tarde, resta pouco tempo para organizar os documentos existentes e, principalmente, para corrigir lacunas no funcionamento do programa de integridade.

O período de inscrição deve ser utilizado para conferir requisitos, organizar a candidatura e se adaptar a eventuais mudanças da edição, e não para iniciar do zero a implementação do programa.

Outro equívoco é concentrar esforços em acumular documentos, como se a quantidade de anexos fosse suficiente para obter uma boa avaliação.

O Pró-Ética não analisa apenas a presença isolada de políticas, relatórios e registros. A empresa precisa demonstrar coerência entre os diferentes elementos do programa: os riscos identificados devem orientar os controles; as políticas devem ser comunicadas e aplicadas; os treinamentos precisam dialogar com o público e com os riscos; e o monitoramento deve produzir melhorias.

Um conjunto volumoso de documentos desconectados entre si pode revelar mais desorganização do que maturidade. A consistência do programa é mais importante do que o volume de arquivos apresentados.

Políticas e procedimentos são essenciais, mas comprovam apenas que determinadas regras foram formalmente estabelecidas. Em muitos itens, a avaliação exige demonstrar que essas diretrizes saíram do papel e foram incorporadas à rotina da empresa.

Isso pode envolver registros de treinamentos e comunicações, relatórios de due diligence, atas de reuniões, evidências de monitoramento, apurações internas, aplicação de medidas disciplinares e controles sobre interações com o poder público, entre outros documentos.

Uma política bem redigida não compensa a ausência de registros sobre sua implementação. O que fortalece a candidatura é a capacidade de demonstrar que as regras são conhecidas, aplicadas e acompanhadas.

Cada edição define o período de produção dos documentos que poderão ser considerados na avaliação, com exceções específicas para documentos mais estáveis, como códigos, políticas e regimentos.

Por isso, não basta que a empresa possua uma boa evidência: ela precisa verificar se o documento está dentro do período aplicável e se atende exatamente ao que foi solicitado. Também é importante evitar que atividades relevantes apareçam como iniciativas isoladas.

Um único treinamento, uma única comunicação ou um relatório pontual podem não ser suficientes para demonstrar que o programa de integridade funciona de maneira contínua. A periodicidade dos registros ajuda a comprovar que as práticas fazem parte da gestão da empresa e não foram realizadas apenas para a candidatura.

A preparação não deve se limitar a uma estimativa geral da pontuação. A avaliação está distribuída entre diferentes áreas do programa de integridade, e o desempenho insuficiente em um tema relevante pode comprometer o resultado, ainda que a empresa tenha boas práticas em outros aspectos.

Uma empresa pode, por exemplo, apresentar políticas e treinamentos consistentes, mas ainda possuir fragilidades na gestão de riscos, no monitoramento, na atuação da alta direção ou na gestão de terceiros. Sem uma análise individual de cada área, esses pontos podem passar despercebidos até o momento da avaliação.

O diagnóstico prévio deve, portanto, identificar não apenas o que já está bem estruturado, mas também os temas que exigem prioridade, considerando o perfil, os riscos e a realidade operacional da organização.

Os erros mais comuns na preparação para o Pró-Ética têm uma origem semelhante: encarar a candidatura como uma atividade pontual, separada da gestão cotidiana do programa de integridade. Uma preparação consistente começa com antecedência, passa pela identificação das lacunas do programa e depende da produção contínua de evidências. Mais do que organizar documentos para uma avaliação, o objetivo deve ser construir uma trajetória capaz de demonstrar, com clareza, como a integridade orienta as decisões e os processos da empresa.